Dinas Kearsipan Kota Bogor 03 Februari 2017 s/d 03 Februari 2017
 

 

arsip elektronik

Arsip adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemsyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip juga bisa dikatakan koleksi penyimpanan catatan dan data-data, dan juga merujuk kepada tempat di mana catatan dan data-data ini disimpan. Sebuah arsip mirip dengan perpustakaan. Perbedaannya ialah bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi siapa saja, kecuali Arsip negara.

1.    Merupakan kumpulan warkat.

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP

Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber ingatan

2.      Sebagai sumber informasi

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.      Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.      Sebagai sumber bahan pengawasan

6.      Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

Salah satu upaya yang diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah upaya yang berkaitan dengan ‘pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis’. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis merupakan khasanah bangsa yang menjadi bukti rekaman sejarah adapun arsip menjadikan yang dibagi berdasarkan jenis medianya menjadi 7 (tujuh), yaitu:

A. Arsip Tekstual
B. Arsip Kartografi
C. Arsip Arsitektural
D. Arsip Foto
E. Arsip Rekaman Suara
F. Arsip Film
G.Arsip Elektronik

Beberapa Contoh :

a. Arsip Tekstual (Medianya kertas)
contoh: surat, laporan, nota dan sebagainya

arsip tekstual

b.Arsip Kartografi dan gambar tekhnik (Arsip peta)
contoh: peta, desain bangunan dan sebagainy.

c.Arsip Tekstural : jenis siteplan, gambar lainnya

arsip kearsipteksturan

d.Arsip Foto ( foto,,dokumentasi foto ,

e.Arsip Rekaman Suara ( audio, kaset, media lainnya jenis audia)

rekaman suara

f. Arsip Audio visual / Media Baru 
-Audio rekaman : CD, kaset
-Visual            : gambar statik ( foto dll )
                          citra bergerak ( film tanpa suara )
-Audio visual    : film, CD

g.Arsip Elektronik ( pengolahan data,,media data )

arsip elektronik

 

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

 Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
 
Manfaat Arsip Elektronik:
 
1.Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen 
2.Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan jenis arsip.
3.Pencarian secara mudah, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk teks dokumen.
4.Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
5.bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
6.Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.