4.1 Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor (Diskarpus) sebagai bagian integral dari Pemerintah Kota Bogor, yang memiliki tugas pokok dan fungsi dalam pengelolaan kerasipan dan perpustakaan yang memiliki peran dan posisi strategis dalam kerangka pencapaian visi pembangunan jangka menengah Kota Bogor yaitu: Kota Bogor yang nyaman, beriman dan transparan sebagaimana tertuang dalam RPJMD Kota Bogor Tahun 2015-2019.
        Dalam kerangka tersebut, keberadaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor menjadi penentu dalam pengelolaan kearsipan dan perpustakaan dari pencapaian visi kota, sehingga dalam perumusan visinya harus mencerminkan upaya pencapaian visi dan misi Pemerintah Kota.  Untuk menjadikan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor yang visioner tentu banyak aspek yang menjadi perhatian, karena hal ini berkaitan dengan keberadaannya sebagai lembaga teknis yang bergerak di bidang pengelolaan kearsipan dan perpustakaan di Kota Bogor.
 Visi adalah  cara pandang jauh ke depan, kemana organisasi harus dibawa, agar dapat eksis, antisipatif, dan inovatif atau suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan. Dengan demikian visi merupakan gambaran keadaan masa depan yang ingin dicapai serta merupakan pandangan yang kuat mengarah ke depan yang memberi keyakinan bahwa suatu perkembangan akan terjadi atau suatu kondisi ideal tentang masa depan yang realistik, dapat dipercaya, meyakinkan, mengandung daya tarik, serta mendorong motivasi.
Visi yang dibuat berkehendak : (a) mencerminkan apa yang ingin dicapai sebuah organisasi, (b) memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, (c) mampu menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan strategis yang terdapat dalam sebuah organisasi, (d) memiliki orientasi terhadap masa depan sehingga segenap jajaran harus berperan dalam mendefinisikan dan membentuk masa depan organisasi, (e) mampu menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan organisasi, dan (f) mampu menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi.
Selanjutnya visi tersebut diharapkan mampu : (a) menarik komitmen dan menggerakkan orang, (b) menciptakan makna bagi kehidupan anggota organisasi, (c) menciptakan standar keunggulan, dan (d) menjembatani keadaan sekarang dan keadaan masa depan.
Bardasarkan uraian diatas, sesuai yang diamanatkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Bogor 2015-2019 maka rumusan visi yang ingin dicapai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor pada masa mendatang adalah :

Mewujudkan Arsip dan Perpustakaan Sebagai Pusat Ingatan, Sumber Informasi dan Pengetahuan Masyarakat Guna Mendukung Pemerintahan Yang Transparan

Visi tersebut mengandung makna bahwa :

 

  1. Bidang Kearsipan merupakan tulang punggung suatu organisasi dan menjadi bahan pertanggungjawaban roda organisasi. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung menciptakan akuntabilitas pemerintah daerah. Pemerintah daerah yang akuntabel merupakan salah satu ciri pemerintahan amanah.
  2. Bidang Perpustakaan adalah melayani Masyarakat dalam memberikan pengetahuan dan wawasan, berarti masyarakat Kota Bogor memiliki derajat pendidikan, keterampilan, dan pengetahuan yang tinggi. Ini tercermin dari minat baca masyarakat yang tinggi dan menjadi budaya yang mengakar dalam kehidupannya.

4.2 Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor

Misi merupakan pernyataan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, yang harus dilaksanakan agar tujuan dapat berhasil dengan baik.  Dengan pernyataan misi diharapkan semua pihak dapat mengetahui dan melaksanakan perannya secara optimal sehingga setiap program dapat berhasil sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.  Pernyataan misi yang jelas akan memberikan arahan kepada setiap stakeholder untuk mengambil bagian dalam pembangunan.   
 Untuk merealisasikan Visi yang telah ditetapkan tersebut dengan bertumpu kepada potensi sumber daya dan kemampuan yang dimiliki serta ditunjang dengan semangat kebersamaan, tanggung jawab dari seluruh aparat Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor dan dukungan pemangku kepentingan, maka ditetapkan Misi sebagai berikut
  1. Meningkatkan peran lembaga kearsipan sebagai pengelola pusat ingatan, sumber informasi dan pengetahuan guna mendukung pemerintah yang transparan;
Misi ini mengandung makna Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor akan menjadi lembaga kearsipan daerah sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan Kota wajib melaksanakan :
  1. Pengelolaan arsip statis dan arsip in-aktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang diterima dari Perangkat Daerah / BUMD, dan Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan pemerintah kota.
  2. Lembaga kearsipan daerah yang berstandar nasional akan menjamin pelaksanaan tugas tersebut di atas dengan baik dan benar.

 

tujuan sasaran renstra pelayanan indikator

tujuan sasaran renstra pelayanan indikator hal 2

 


3indikator prestasi dan informasi publik

indikator pusling

perpustakaan sesai standar

4.4.  Strategi dan Kebijakan OPD

Untuk merumuskan strategi dan kebijakan perangkat daerah, yang perlu diperhatikan adalah keuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dalam mengembangkan kelembagaan secara menyeluruh, untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap factor-faktor tersebut dengan melakukan pengelompokan sebagai berikut :

4.4.1 FAKTOR INTERNAL

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembahasan faktor internal adalah aspek kelembagaan yang terkait dengan kewenangan, fungsi dan peran, sumberdaya aparatur, sarana dan prasarana.
  1. Aspek Kekuatan
Aspek kekuatan adalah segala sesuatu yang terdapat di dalam kewenangan dan berada dibawah langsung kendali tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang dapat dimanfaatkan dalam meningkatkan kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor;
  1. Aspek Kelemahan
Aspek kelemahan adalah segala sesuatu yang berasal dari dalam dan terkait langsung dengan fungsi dan peranan Bappeda yang dapat menjadi kendala dalam peningkatan kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor;

4.4.2 FAKTOR EKSTERNAL

Faktor-faktor lingkungan strategis yang berpengaruh langsung terhadap kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor yaitu :
  1. Aspek Peluang
Pengertian peluang adalah kondisi eksternal yang mendukung dan dapat dimanfaatkan dalam peningkatan kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor;
  1. Aspek Ancaman
Ancaman adalah kondisi eksternal yang dapat mengganggu dan menghambat pengembangan dan peningkatan kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor di Kota Bogor.

4.4.3 PENYUSUNAN STRATEGI

Strategi diperlukan untuk memperjelas arah dan tujuan pengembangan dan peningkatan kinerja Bappeda. Dalam mengemban tugas dan kewenangannya, Bappeda harus memiliki acuan langkah agar pelaksanaan tugas tetap berada pada koridor yang ditetapkan dan hasilnya dapat dirasakan secara nyata baik oleh aparatur maupun masyarakat. Oleh karena itu penentuan strategi yang tepat menjadi sangat penting.
Pengembangan dan peningkatan kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor di Kota Bogor yang dilaksanakan memiliki harapan-harapan masa depan yang ingin dicapai, yang bertitik tolak pada kondisi Internal dan eksternal dengan keanekaragamannya. Strategi merupakan suatu respon terhadap visi, misi dan tujuan yang akan menjadi rujukan dari seluruh kebijakan dan program kegiatan yang dikeluarkan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Selain itu strategi yang disusun harus sesuai pula dengan kebijakan dan tujuan pembangunan Kota Bandung secara keseluruhan. Strategi-strategi tersebut dilakukan dengan tabulasi silang terhadap faktor-faktor internal dan eksternal untuk mendapatkan:
  1. Strengts - Opportunities Strategy, yaitu menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal;
  2. Weakness - Opportunities Strategy, yaitu memperbaiki kelemahan internal dengan mengambil keuntungan dari peluang eksternal;
  3. Strengts - Threats Strategy, yaitu menggunakan kekuatan internal untuk
  4. menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman eksternal;
  5. Weakness - Treaths Strategy, yaitu merupakan strategi pertahanan untuk menghindari kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal.
Penjabaran faktor internal, faktor eksternal, serta penjabaran strategi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

fakytor internal

alternatif strategis_ST

hal 6

lemahnya teamwork

esprit decorp

Lingkungan Eksternal

PELUANG (O) :

  1. Kewenangan SKPD Kearsipan daerah didukung oleh peraturan peruu-an yang cukup
  2. Keberadaan KAPD yang dekat dengan pusdiklat kearsipan ANRI
  3. Perpustakaan yang mendapat perhatian dari Pemerintah Provinsi Jabar
  4. Kemajuan teknologi yang memudahkan akses informasi
  5. Harga buku mahal, sehingga masyarakat memanfaatkan perpustakaan
  6. Adanya partisipasi masyarakat untuk membentuk taman bacaan masyarakat (TBM)

ANCAMAN (T):

  1. KAPD sering sebagai tempat mutasi PNS bermasalah
  2. Kurangnya perhatian aparatur terhadap arti penting arsip
  3. Rendahnya minat baca
  4. Kurangnya dukungan anggaran
  5. Mutasi pengelola arsip SKPD yang diluar kendali

 

Berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal tersebut  di atas diperoleh strategi umum (indikasi program) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebagai berikut :
 1.Strategi S-O
Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (S+O) sebagai berikut :
  1. Strategi W-O
Strategi mengurangi kelemahan dengan memanfaatkan peluang (W-O) sebagai berikut :
  • .
  • Partisipasi masyarakat mendirikan TBM dapat melengkapi jumlah koleksi perpustakaan.
  • Meningkatkan jumlah koleksi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi (e-book).
  • Memanfaatkan perhatian dari Pemerintah Provinsi Jawa Barat melalui BAPUSIPDA untuk menciptakan pustakawan dan arsiparis.

 

  1. Strategi S-T
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi ancaman (S-T) sebagai berikut  :
  1. Strategi W-T
Strategi mengurangi kelemahan dan menghindari ancaman (W+T) sebagai berikut :
Memanfaatkan koleksi perpustakaan untuk meningkatkan minat baca masyarakat

 

  • Evaluasi dan Analisis

Berdasarkan kondisi bidang  arsip dan perpustakaan daerah. yang merupakan  kondisi   lingkungan  strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah,  maka  untuk  menyusun   strategi  pencapaian visi dan misi,  diperlukan   analisis   lingkungan internal dan eksternal  (SWOT Analisis). Lingkungan internal meliputi Kekuatan (Strangths) dan Kelemahan (Weaknesses). Lingkungan eksternal meliputi Peluang (Oppurtunity) dan Ancaman (Threaths).

  • Prediksi pelaksanaan tupoksi 5 tahun kedepan

KAPD mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan daerah di bidang arsip dan perpustakaan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut,KAPD mempunyai fungsi diantaranya sebagai penunjang pemerintah daerah di bidang arsip dan perpustakaan daerah.

Dalam menjalankan fungsi tersebut, diwujudkan dalam kegiatan pelayanan yang diberikan pada SKPD (internal) dan publik (eksternal). Pelayanan internal meliputi Layanan Kearsipan meliputi penyimpanan arsip inaktif milik SKPD yang memilki masa retensi 10 tahun ke atas, fasilitasi penataan arsip aktif dan pemusnahan arsip tidak bernilai guna. Sedangkan pelayanan eksternal adalah Layanan perpustakaan.

Pemberian pelayanan dimaksud wajib dilaksanakan secara prima. Untuk itu dalam mewujudkan pelayanan yang baik dan benar diperlukan Standar Pelayanan Minimal setiap jenis layanan. Adapun jenis layanan yang diberikan oleh KAPD berupa:

1. Pusat penyimpanan arsip inaktif dan statis di lingkungan pemerintah daerah Kota Bogor.

Standar Pelayanan Minimal KAPD sebagai pusat penyimpanan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dan penyerahan arsip statis dari SKPD ke KAPD dilaksanakan secara rutin, minimal 2 tahun sekali atau sesuai dengan JRA setelah melalui proses  pemilahan, pembuatan DPA/Inventaris arsip,penilaian oleh tim penilai khusus arsip.

2. Pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan di lingkungan pemerintah daerah Kota Bogor.

Pelaksanaan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan oleh KAPD meliputi:

  1. Pembinaan secara rutin setiap bulan sekali ke tiap SKPD
  2. Pemberian bimbingan teknis bagi para pengelola arsip SKPD dan pengelola perpustakaan kelurahan/Taman Bacaan Masyarakat.
  3. Pemberian insentif bagi pengelola arsip SKPD, arsiparis, dan pengelola perpustakaan kelurahan
  4. Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan kelurahan dilaksanakan minimal enam bulan sekali
  5. Pembinaan perpustakaan kelurahan dan taman bacaan masyarakat
  6. Pemberian dan penambahan koleksi buku ke perpustakaan kelurahan dan taman bacaan masyarakat
  7. Layanan kearsipan dan perpustakaan bagi SKPD dan masyarakat.

 

3,Pelayanan kearsipan dan perpustakaan bagi SKPD dan masyarakat

Pelaksanaan  pelayanan kearsipan dan perpustakaan meliputi:

  1. Layanan kearsipan bagi SKPD dan masyarakat baik manual maupun elektronik
  2. Peminjaman buku dan pelayanan perpustakaan baik di perpustakaan Kota Bogor maupun melalui perpustakaan keliling

Dari pelaksanaan  yang sudah ditetapkan kinerja yang akan dicapai adalah:

  1. tersimpan , tertata dan terpeliharanya arsip-arsip SKPD di KAPD /Depo Arsip
  2. terselamatkannya arsip- arsip yang bernilai guna sehingga menambah khasanah arsip statis
  3. terbinanya pengelola arsip SKPD sehingga arsip tertata dengan baik dan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan
  4. terbinanya perpustakaan kelurahan dan taman bacaan masyarakat

bertambahnya perpustakaan kelurahan dan koleksi buku

4.4.  Strategi dan Kebijakan OPD

Untuk merumuskan strategi dan kebijakan OPD, yang perlu diperhatikan adalah keuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dalam mengembangkan kelembagaan secara menyeluruh, untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap factor-faktor tersebut dengan melakukan pengelompokan sebagai berikut :

FAKTOR INTERNAL

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembahasan faktor internal adalah aspek kelembagaan yang terkait dengan kewenangan, fungsi dan peran, sumberdaya aparatur, sarana dan prasarana.

  1. Aspek Kekuatan

Aspek kekuatan adalah segala sesuatu yang terdapat di dalam kewenangan dan berada dibawah langsung kendali tugas dan fungsi

Bappeda yang dapat dimanfaatkan dalam meningkatkan kinerja Bappeda;

  1. Aspek Kelemahan

Aspek kelemahan adalah segala sesuatu yang berasal dari dalam dan terkait langsung dengan fungsi dan peranan Bappeda yang dapat menjadi kendala dalam peningkatan kinerja Bappeda;

 

FAKTOR EKSTERNAL

Faktor-faktor lingkungan strategis yang berpengaruh langsung terhadap kinerja Bappeda yaitu :

  1. Aspek Peluang

Pengertian peluang adalah kondisi eksternal yang mendukung dan dapat dimanfaatkan dalam peningkatan kinerja Bappeda;

  1. Aspek Ancaman

Ancaman adalah kondisi eksternal yang dapat mengganggu dan menghambat pengembangan dan peningkatan kinerja Bappeda di Kota Bogor.

PENYUSUNAN STRATEGI

Strategi diperlukan untuk memperjelas arah dan tujuan pengembangan dan peningkatan kinerja Bappeda. Dalam mengemban tugas dan kewenangannya, Bappeda harus memiliki acuan langkah agar pelaksanaan tugas tetap berada pada koridor yang ditetapkan dan hasilnya dapat dirasakan secara nyata baik oleh aparatur maupun masyarakat. Oleh karena itu penentuan strategi yang tepat menjadi sangat penting.

Pengembangan dan peningkatan kinerja Bappeda yang dilaksanakan memiliki harapan-harapan masa depan yang ingin dicapai, yang bertitik tolak pada kondisi Internal dan eksternal dengan keanekaragamannya. Strategi merupakan suatu respon terhadap visi, misi dan tujuan yang akan menjadi rujukan dari seluruh kebijakan dan program kegiatan yang dikeluarkan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Selain itu strategi yang disusun harus sesuai pula dengan kebijakan dan tujuan pembangunan Kota Bandung secara keseluruhan. Strategi-strategi tersebut dilakukan dengan tabulasi silang terhadap faktor-faktor internal dan eksternal untuk mendapatkan:

  1. Strengts - Opportunities Strategy, yaitu menggunakan kekuatan internal  untuk memanfaatkan peluang eksternal;
  2. Weakness - Opportunities Strategy, yaitu memperbaiki kelemahan internal dengan mengambil keuntungan dari peluang eksternal;
  3. Strengts - Threats Strategy, yaitu menggunakan kekuatan internal untuk

 

  1. menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman eksternal;
  2. Weakness - Treaths Strategy, yaitu merupakan strategi pertahanan untuk menghindari kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal.

Penjabaran faktor internal, faktor eksternal, serta penjabaran strategi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

penentuan faktor

kekuatan

potensi

kelemahan

masih kurangnya

rutin