PENGERTIAN KONSEP DASAR DAN DASAR HUKUM PENILAIAN ARSIP

 1. Pengertian Penilaian Arsip

Penilaian arsip dalam Bahasa inggris di amerika serikat dikenal dengan dua istilah yaitu record appraisal dan archives appraisal. Sementara dalam Bahasa belanda penilaian dikenal dengan istilah selektie serta di inggris dikenal dengan istilah Review. Sementara untuk istilah arsip A records dalam Bahasa kearsipan diindonesia mempunyai pengertian yang sama dengan arsip dinamis, sedangkan istilah archives mempunyai arti yang sama dengan arsip statis.

Banyak pakar referensi yang mengemukakan pendapat tentang penilaian arsip antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Betty R Ricks (1920) berpendapat bahwa penilaian arsip (record appraisal) adalah suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna setiap series bagi organisasi.
  2. Menurut F.Gerald Ham (1993:51) penilaian appraisal diartikan suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi konstribusi terhadap tujuan kebijaksanaan organisasi.
  3. Ira A penn, dkk (1992:167) memberi pengertian bahwa penilaian arsip  (record appraisal) merupakan suatu pemikiran arsiparis yang dilakukan pada awal dan akhir lingkup kehidupan arsip ( records life cycle) untuk menentukan bahwa arsip mengandung informasi yang bernilai guna abadi dan harus disimpan dilembaga kearsipan.
  4. Sedangkan Patricia E. Wallace (1992:96) mengartikan bahwa penilaian (appraisal) adalah menentukan nilai guna arsip bagi suatu organisasi.

Dalam peraturan pemerintahan Nomor 87 tahun 1999 menyebutkan bahwa yang dimaksud dalam penilaian arsip adalah kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen.

 Dari beberapa bahasan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa penilaian arsip merupakan analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan arsip bagi kepentingan operasional organisasi pencipta dan kepentingan masyarakat luas.

         Secara historis konsepsi penilaian arsip sudah banyak didiskusikan sejak tahun 1940-an. Suatu premis yang dinilai kontroversial tentang penilaian arsip dikemukakan oleh G. Philip Bauer ( Frank Boles, 1991:45 ) yakni:

  1. Biaya harus memainkan peranan dalam penilaian;
  2. Penilaian arsip harus mengcakup perioritas informasi berdasarkan kegunaan lebih lanjut.

 Pemikiran Bauer ini secara langsung atau tidak memberi inspirasi berkembangnya konsep-konsep penilaian arsip yang dikemukakan TR. Schelleberg, F. Gerald Ham, Frank Boles, Terry Cook dan lainnya hingga muncul konsep penilaian makro ( macro appraisal ) dan penilaian mikro ( micro appraisal ).

                 Penilaian mikro terutama dilakukan dalam rangka akuisisi arsip analisa informasi yang dilakukan dalam penilaian makro yang ditunjukan pada latar belakang dan keberadaan organisasi pencipta arsip. Dalam penilaian makro ini melakukan pencarian pemahaman dan evaluasi tingkat pentingnya fungsi, tugas, program proses pengambilan keputusan, struktrur organisasi dan aktivitas pencipta arsip ( Terry Cook, 1991:4 ). Pencipta arsip suatu organisasi yang dimaksud meliputi: cabang, sector atau satuan program yang dicakup dalam submisi.

         Disamping itu, pemahaman yang sama harus dikembangkan terhadap segala informasi pada seluruh pencipta arsip, yaitu seluruh informasi arsip yang terkandung dalam seluruh informasi arsip yang terkandung dalam seluru media, meliputi; sifat dasar, susunan, ciri khas, proses penciptaan dan khususnya hubungan keterkaitan dengan informasi/arsipnyang lain.

         Konsep penilaian makro disebut juga pendekatan konteks social dimana arsip tercipta. Fokus utama analisis informasi yang dilakukan dalam penilaian arsip menurut Hellen Samuel bukan pada asal usul organisasi melainkan pada tema social/kemasyarakatan. Karena itu pertimbangan pertama dalam menentukan suatu informasi bernilai guna berdasarkan pada tema sosial yang dipilih seperti; pendidikan akademi, pengembangan industry computer, pemilu, korupsi, pertahanan dan keamanan, dan sebagainya.

Penilaian makro baik yang konsentrasi utamanya pada latar belakang organisasi maupun pada tema sosial, keduanya adalah untuk menentukan informasi yang bernilaiguna permanen dengan simpan selamanya.

          Konsep penilaian arsip yang berikutnya adalah penilaian mikro, yang juga juga dikenal dengan pendekatan tradisional. Pemikiran dasar yang digunakan dalam penilaian ini ad series data, map, photograph, laporan dan sebagainya. Arsip ini menggambarkan proses akhir beberapa proses seperti; system registrasi, system elektronik pelaporan statistik, peraturan photograph, dan sebagainya. Dengan penilaian fisik arsip, dapat membahas tentang alah bahwa dibelakang fisik arsip adalah tindakan dan perbuatan dibelakang dokumen fisik adalah fungsi atau aktivitas yang menyebabkan terciptanya arsip tersebut.

          Analisis informasi yang dilakukan dalam penilaian mikro lebih mengkonsentrasikan pada kelompok arsip secara fisik. Penilaian berawal dari fisik arsip ( actual records ) ke konteks konseptual penciptaannya, dari benda yang dibuat ke tujuan intelektual yang melatar belakangi, dan dari barang pemikiran.

        Arsip fisik yang dimaksud meliputi files, organisasi yang mencakup misi, tugas, fungsi, program, dan ativitas organisasi tersebut. Dengan analisis terhadap fisik arsip dapat ditentukan informasi yang bernilai guna abadi maupun yang bernilai guna sementara.

                Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka dalam melakukan penilaian harus memperhatikan hal sebagai berikut:

  1. Kepentingan lembaga pencipta (creating agency)
  2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya
  3. Peraturan perundang-undangan kearsipan
  4. Kepentingan masyarakat
  5. Pertanggungjawaban nasional.

Komentar (0)


    Belum ada komentar untuk postingan ini

Komentari