Arsip Konvensional ialah : arsip yang untuk informasinya tercatat di media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;

Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik. Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru Kekurangan Arsip Konvensional,

Kurangnya Arsip Konvensional ialah : 

– Jumlah arsip selalu bertambah,

– Investasi media penyimpanan

– Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas ( depo arsip )

– Pencarian kembali dokumen , efesiensi mencari arsip  

– Kertas sering rusak

 – Pendistribusian dokumen yang kurang cepat dan efektif.

a. Kelebihan Arsip Konvensional adalah :

–  Tidak tergantung pada hubungan listrik.

–  orang tidak harus mampu mengoperasikan komputer.dll

–  Aman terhadap serangan virus komputer 

b. Kelebihan Arsip Media Baru, adalah ;

–  Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.

–  Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.

– Pengoperasian sangat mudah.

– Tempatnya access control (password)

– Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus

– Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak

– Adanya fasilitas antivirus. 

– Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

– Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

– Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

– Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik

– Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan

– Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

c. Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya

– Sangat tergantung pada kebutuhan listrik.

– orang harus mampu mengoperasikan komputer.

– Rentan terhadap virus komputer 

d.Penggolongan Arsip Berdasar tingkat dan golongan ;Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1.    Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

  • Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
  • Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:

  1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

 

Kriteria Arsip Menurut Undang - Undang 43 Tahun 2009 teantang kearsipan, Arsip Statis adalah : Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan telah dipermanenkan baik secara langsung maupun tidak langsung,namun untuk menetapkan sebagai arsip statis secara tegas haru sditentukan nilai guna arsip tersebut.

a. Arsip Statis yang memiliki kesejarahan dan yang dihasilkan oleh pencipta arsip itu sendiri

b. Arsip Statis yang bernilai guna sekunder yang didasarkan kegunaan nilai nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban 

c. Arsip status nilai guna evidensial adalah :arsip yang dapat menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan kegiatan substansional serta hasil-hasilnya

d.Arsip Statis untuk organisasi dan partai politik adalah ;Sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya roda pemerintahan baik secara nasional maupun internasional

e.

Komentar (0)


    Belum ada komentar untuk postingan ini

Komentari